En règle générale, avant d’opter pour une solution de veille, trois questions viennent naturellement à l’esprit :
– Quelles sont les fonctionnalités proposées par l’outil ?
– Répondent-elles à mon besoin ?
– Et à quel coût ?
Il arrive parfois que ces questions, certes primordiales, masquent d’autres éléments pourtant essentiels à prendre en considération avant de se décider.
En plus des fonctionnalités et du coût, nous avons identifié 5 autres points qui nous semblent tout aussi importants à prendre en considération avant d’opter pour une solution de veille:
1-Simplicité d’utilisation ?
Cela semble une évidence, mais un outil de veille se doit d’être simple et immédiatement opérationnel pour être utilisable par tous, veilleurs comme non veilleurs.
Ce point est d’autant plus important lorsque l’on souhaite donner une dimension collaborative à la démarche de veille puisqu’il facilitera le déploiement et par là même l’appropriation de la solution par le plus grand nombre.
Tant que l’utilisation de l’outil de veille reste limitée à quelques personnes, il est toujours possible de former ces derniers, mais dès lors que l’on veut étendre le processus de veille à l’ensemble d’une entreprise, ce raisonnement atteint très vite ses limites. Sera-t-il possible de former les centaines, voire les milliers d’utilisateurs potentiels ? Assurément, non !
N’oublions pas qu’un bon outil de veille doit être conçu pour respecter la règle des 3U, à savoir : Utile, Utilisable et Utilisé.
2-Facilité d’administration ?
Nous entendons régulièrement des utilisateurs d’outils de veille se plaindre de la complexité des paramétrages. Ces fameux paramétrages peuvent en effet transformer l’outil le plus puissant en un véritable cauchemar. Le temps de paramétrage devrait donc être un élément quantifiable à intégrer au coût global.
Combien d’entreprises aujourd’hui, se retrouvent à prendre la décision, à contrecœur, de conserver un outil qui ne leur convient pas/plus pour éviter de perdre tout l’investissement qu’ils ont bien voulu donner à cet outil au fil des années ?
3-Qualité (et non quantité) du sourcing?
Parce qu’il est toujours plus pertinent et rassurant d’utiliser un outil dédié, qui connait vos activités, qu’une solution généraliste qui se dit être en mesure de s’adapter.
Le fait d’approvisionner un outil de veille en sources est déjà chronophage, et lorsqu’il n’est pas forcément livré avec des critères correspondant aux vôtres, un long travail de mise en place sera déjà nécessaire, avec parfois un jeu de filtres complexe, avant même de pouvoir disposer de sources à surveiller (ce qui inclue aussi une phase « essai-erreur »), donc un encore long délai avant d’être opérationnel.
D’un autre côté un outil avec des sources qualifiées déjà en place, sur mesure pour chaque client va permettre de démarrer sa veille immédiatement.
4-Evolutivité et coûts cachés ?
Parce que c’est à l’outil de s’adapter à vos besoins, à vos attentes, mais aussi à la culture de votre entreprise et non l’inverse, il convient d’être attentif aux possibilités d’évolution de l’outil et ce, à plus d’un titre.
Serez-vous, par exemple, complètement autonomes dans l’ajout d’utilisateurs, de thématiques, de sources d’informations, et ce, sans facturation supplémentaire ?
L’outil pourrait il être mis en adéquation totale avec vos contraintes budgétaires, la taille de votre entreprise et votre niveau de maturité en matière de veille ?
5-Assistance incluse ?
En optant pour une solution de veille, vous devez aussi penser au « services-après-vente ».
Combien d’utilisateurs se sont rendu compte qu’une fois livrés à l’outil il se retrouvaient toujours seuls face à leurs problématiques sans forcément disposer de conseils pour optimiser leur utilisation et réaliser leurs objectifs au quotidien.
On réalise que des experts en veille seraient les mieux à même pour vous conseiller et vous assister aussi bien lors de l’utilisation de l’outil, qu’avec un accompagnement dans votre démarche de veille (formation, audit et mise en place de structure de veille, prestations intellectuelles sur mesure….)
